Il fondo scorta a disposizione di ogni Ufficio Amministrativo Contabile è quel tesoretto, concesso dalla Direzione Centrale di Ragioneria, che consente di anticipare le spese che dovrà sostenere il dipendente inviato in missione.
Le cifre erogate a copertura delle spese di viaggio, vitto e alloggio saranno poi reintegrate con la liquidazione dei fogli di viaggio trasmessi agli Uffici Contabili.
Quando la Prefettura emetterà gli ordinativi di pagamento, le somme erogate come anticipo di missione andranno a reintegrare il fondo scorta mentre la differenza andranno nelle tasche del dipendente quale saldo tra anticipo ricevuto e liquidazione spettante.
Da questo meccanismo ne discende l'importanza del calcolare bene le cifre spettanti al momento della concessione dell'anticipo perché se eccessiva rispetto alle spese sostenute determinerà un debito a carico del dipendente che comporterà la restituzione volontaria del surplus concesso da parte dell'interessato ( cosa che avviene molto di rado) o l'applicazione di una ritenuta sulla busta paga pari al debito, con una procedura lunga e complessa.
Ritornando al fondo scorta, il sistema è paragonabile ad un contenitore pieno di soldi, dove da una parte il denaro esce per concedere gli anticipi e dall'altra parte i soldi rientrano con la liquidazione delle missioni da parte degli Uffici Contabili e il pagamento delle stesse da parte della Prefettura competente.
Quindi in conclusione per evitare che il fondo scorta si esaurisca e quindi le spese di missione non possano più essere anticipate, quattro sono i punti cardine del sistema:
1) Calcolo congruo dell'anticipo da erogare esaminando bene la documentazione prodotta dal dipendente in modo da evitare la concessione di importi superiori alla liquidazione spettante;
2) Trasmissione corretta e veloce dei fogli di viaggio da liquidare da parte dei vari reparti di appartenenza dei dipendenti inviati in missione;
3) Liquidazione immediata (per quanto possibile) delle missioni effettuate da parte degli Uffici Contabili;
4) Emissione tempestiva degli ordinativi di pagamento da parte della Prefettura in modo da consentire il reintegro del fondo scorta e quindi la possibilità di poter erogare anticipi ad altro personale da inviare in missione.
Spero di essere stato chiaro per chi vorrà documentarsi su questo argomento.
Alla prossima.